Die Beiständinnen und Beistände werden von der ersten PrimaSoft – Version in der Rechnungsführung unterstützt. Jede Zahlung für die betreute Person wird im Voraus darauf geprüft, ob Anspruch auf Rückerstattung besteht. Diese Ansprüche werden als offene Forderungen, in einem separaten Konto geführt.

Auf Knopfdruck wird eine Liste mit allen offenen Forderungen an das Amt für Zusatzleistungen ausgegeben. Anhand der Belegnummer sind die Originalbelege einfach dem Belegordner zu entnehmen, um diese für die Dauer der Prüfung dem Amt für Zusatz­leistungen einzureichen. Die Mandatstragenden kennen den genauen Betrag, welcher vom Amt für Zusatzleistung zu erwarten ist. Die anerkannten Forderungen werden vom Amt für Zusatzleistungen abgestempelt und können wieder abgelegt werden.

Nicht anerkannte Forderungen werden umgebucht. Damit geht klar hervor, dass alle in Frage kommenden Ansprüche geltend gemacht wurden. Trifft die Zahlung des Amtes für Zusatz­leistungen auf dem Verkehrskonto ein, wird diese in PrimaSoft verbucht, was das entsprech­ende Konto ausgleicht. So behalten die Mandatstragenden den Überblick und können sicher sein, dass ihr Rechenschaftsbericht nicht wegen fehlerhafter Abrechnung zurück gewiesen werden muss.